Der Bayerische Bezirketag gestaltet mit Intrakommuna den digitalen Kulturwandel
Der Bayerische Bezirketag bietet den Beschäftigten in den Verwaltungen der sieben bayerischen Bezirke mit der Plattform von Intrakommuna ein Tool, mit dem sie ihre Zusammenarbeit erheblich effizienter organisieren können als mit Emails. Das lässt ihnen mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben.
Thomas Pfister hält nichts von Übertreibungen. „Wenn ich bei einer Schulung erkläre, dass sich Teilnehmer durch den Einsatz digitaler Tools die Hälfte ihrer Arbeitszeit sparen, glauben sie mir das nicht“, erklärt der Referent für Digitales beim Bayerischen Bezirketag. Dort setzt Pfister die Digitalisierung daher in beharrlichen, kleinen Schritten um. So erfahren seine Kolleginnen und Kollegen, wie sehr sie der digitale Wandel bei ihrer täglichen Arbeit entlastet.
Der Bayerische Bezirketag ist der kommunale Spitzenverband der sieben Bezirke in Bayern. Der Verband informiert und berät die Bezirke und vertritt ihre gemeinsamen Interessen gegenüber dem Landtag, der Staatsregierung, den Landesbehörden, anderen Körperschaften, Verbänden und sonstigen Institutionen. Er vertritt seine Mitglieder zudem in dem jährlichen stattfindenden Finanzausgleichsgespräch mit dem Bayerischen Finanzministerium, in dem die Leistungen des Freistaats zur Finanzierung der Bezirke verhandelt werden. Der Bezirketag wirkt über sein Anhörungsrecht zudem direkt am Gesetzgebungsprozess in Bayern mit. Darüber hinaus ist er in zahlreichen landes- und bundesweiten Gremien und Organisationen vertreten, in die er die Belange der Bezirke einbringt.
Intrakommuna hat Erfahrung mit der Digitalisierung in Behörden
Als Thomas Pfister die Zusammenarbeit seiner Kolleginnen und Kollegen in den Verwaltungen der sieben bayerischen Bezirke vor fünf Jahren, mit einem digitalen Tool leichter machen wollte, fragte er auch die Digitalreferenten des bayerischen Landkreis- und Städtetages, welches Kollaborationstool sie ihm empfehlen könnten. Diese legten ihm die Plattform von Intrakommuna ans Herz. „Wir hätten auch mit anderen Tools arbeiten können, aber oftmals konnten deren Anbieter aber keine Behörden als Referenzkunden angeben – Intrakommuna schon“, erinnert sich Pfister. Das war neben anderen Aspekten auch ein ausschlaggebender Grund. Denn der Bayerische Bezirketag wollte nicht der erste Kunde aus dem Bereich der öffentlichen Hand sein.
Mit der Plattform hat Thomas Pfister zudem eine digitale Lösung gefunden, die die Zusammenarbeit in den Bezirksverwaltungen effizienter und effektiver macht und die Kolleginnen und Kollegen so sanft auf die digitale Transformation und ihre Anforderungen vorbereitet. Statt mit Emails organisieren sich die Beschäftigten heute auf der Intrakommuna-Plattform in Arbeitskreisen und -gruppen zu Themen wie Steuern, Bezirkswahlen, der Kulturverwaltung oder dem elektronischen Rechtsverkehr. In den jeweiligen Gruppen stellen deren Mitglieder Einladungen zu Terminen ein, legen Protokolle von Arbeitstreffen oder Dokumente im Wiki/Dateien-Verzeichnis ab, oder führen Diskussionen über anliegende Probleme sowie darüber, wie sie diese in den jeweiligen Bezirken lösen.
Die Intrakommuna-Plattform erleichtert die Zusammenarbeit
„Das gelingt, weil Intrakommuna nicht nur eine Dokumentenablage, einen Cloudspace oder ein Forum anbietet, sondern ein Tool, das eine Vielzahl für die Kommunikation wichtiger Funktionen auf einer Plattform vereint“, erklärt Digitalreferent Thomas Pfister. Dadurch werde die Plattform nicht nur zu einem Kollaborationstool, sondern auch zu einem Speicher von Informationen an einem zentralen Ort im Internet – einem Werkzeug perspektivisch auch für das Wissensmanagement. „Dazu will ich die Plattform langfristig auch beim Bayerischen Bezirketag mit den Bezirksverwaltungen nutzen“, sagt Thomas Pfister. Allerdings sei es unerlässlich, die Mitarbeiter und Mitabeiterinnen in den Bezirken auf dem Weg dorthin mitzunehmen und nicht zu überfordern.
„Diese erfahren in den Arbeitsgruppen und –kreisen auf der Intrakommuna-Plattform allerdings schon jetzt, wie sehr ihnen die Digitalisierung die Arbeit erleichtert“, freut sich Pfister. „Wir bekommen für das auf der Plattform aufgebaute Bezirkenetz durch die Bank positives Feedback.“
Die Zusammenarbeit auf der Intrakommuna-Plattform setzt dem Email-Wahsinn ein Ende
Der größte Gewinn für seine Kolleginnen und Kollegen liege dabei darin, dass die Intrakommuna-Plattform dem „Email-Wahnsinn“ bei der Zusammenarbeit ein Ende gesetzt habe und sie nun thematisch geordnet mit allen, auf die es dabei ankommt, in Echtzeit in einem alle sieben Bezirke übergreifenden Netzwerk kommunizieren und Dokumente zentral managen können. „Die Kolleginnen und Kollegen sind früher in einer Flut aus Emails ertrunken und hatten oft keinen Überblick mehr über die Informationen, die wichtig für sie waren und jenen, die sie nicht brauchten“, beschreibt Digitalreferent Pfister die Überforderung, die sich aus der herkömmlichen Arbeitsweise in vielen Büros ergibt.
Mit Emails lasse sich Zusammenarbeit daher in der immer komplexer werdenden Welt nicht produktiv organisieren ist Pfister überzeugt. „Wenn ich mit einer Mail nur bei 20 Leuten abfrage, ob sie an einem Termin teilnehmen können, und mir davon nur ein Teil nicht zusagt und Alternativen vorschlägt, bin ich mit dem Rücklauf überfordert. Wie soll ich da einen Termin koordinieren, ohne allein dafür massiv Arbeitszeit zu investieren“, veranschaulicht Thomas Pfister das Problem. Noch größer werde dieses, wenn einige der Angeschriebenen ihre Absage und die Begründung dafür an alle anderen versenden. Dann überfordern sie auch noch diese Kolleginnen und Kollegen mit Informationen, die für sie nicht von Bedeutung sind.
„Auf der Intrakommuna-Plattform bekommt die Kommunikation einen roten Faden“
Auf der Plattform von Intrakommuna lassen sich ein Terminvorschlag, der Entwurf eines Protokolls oder eines Dokumentes dagegen an einem zentralen Ort im Internet einstellen. An diesem können alle Betroffenen darauf reagieren und Stellung nehmen. Die Beiträge lassen sich zugleich bestimmten Nutzer-Gruppen oder Themen zuordnen. „So bekommt die Kommunikation einen roten Faden. Wenn ein neuer Beitrag gepostet wird, ist jeder sofort im Bild, da vom System eine entsprechende Information an die Gruppenmitglieder erfolgt. Weil Informationen an einer zentralen Stelle hinterlegt werden, lassen sie sich auch jederzeit wiederfinden und nichts geht mehr verloren“, verdeutlicht Thomas Pfister den Mehrwert der Arbeitsweise mit einer Plattform für die digitale Zusammenarbeit wie der von Intrakommuna.
Um die Suche nach Inhalten und damit den Zugang zu dem auf der Plattform angesammelten Wissen noch effizienter zu machen, führt der Digitalreferent des Bayerischen Bezirketages in dessen Netzwerk derzeit Hashtags ein. „So lassen sich Themen und Inhalte so verschlagworten, wie es Nutzer von Instagramm oder anderen Social-Media-Produkten her kennen“, erklärt Thomas Pfister. Ohnehin komme die Oberfläche des Intrakommuna-Tools vielen Mitarbeitern in den Behörden entgegen, denn sie erinnere sie an die sozialen Netzwerke, die sie aus dem Privatleben kennen. „Mit den meist sehr alten, formularbasierten Anwendungen des öffentlichen Dienstes, die den Desktop noch als Terminal in einer IT-Architektur behandeln, fühlen sich vor allem jüngere Kolleginnen und Kollegen dagegen oft nicht wohl“, berichtet Thomas Pfister. Um neben ihnen auch alle anderen Beschäftigten in den sieben Bezirken auf dem Weg des digitalen Wandels mitzunehmen, brauche es fortlaufend und beharrlich solche kleinen Schritte. Mit Übertreibungen oder zu hoher Geschwindigkeit gehe das nicht, ist Thomas Pfister überzeugt.
